國家及企事業單位的各種信息檔案資料數量逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，紙質信息存儲迅速膨脹，傳統的檔案管理方式與技術手段已不能滿足實際需要，RFID技術的出現與應用給檔案管理帶來信息化與自動化，為檔案管理提供了更為便捷、更為有效的管理模式。
檔案管理現狀：
1、檔案工作流程繁瑣低效、整理時間冗長；
2、檔案存放次序較易被打亂，容易放錯；
3、檔案核查、查閱耗時長，盤點效率低；
4、安全保障能力弱，無法有效保障檔案的安全。
智能檔案管理系統上線：
智能檔案管理系統由存取管理、查詢管理、盤點管理、安保、環境監測及RFID數據管理等6個子系統構成。整體采用優異的RFID技術和成熟的計算機軟件技術，在各個管理環節，以RFID作為信息存儲媒介，利用手持終端、固定RFID讀寫器、通道式RFID讀寫設備，緊密配合后臺數據庫管理系統，實現檔案資料工作過程的信息化管理。
在整個系統的部署中，手持終端在檔案存放室幫助快速完成檔案存放、檔案借取、檔案歸還、檔案查詢等工作。
手持終端應用流程：
1、檔案存放環節：
2、檔案借出環節：
3、檔案歸還環節：
4、檔案盤點環節：
應用價值：
1、采用了RFID技術的信息化管理系統，可幫助實現快速上下架、批量處理等工作，提升服務質量；
2、實現無紙化業務流程，提升效率，降低差錯率；
3、多標簽快速盤點，每秒同時識別100個電子標簽；
4、所有操作記錄快速查詢，支持生成報表；
5、安全性更高，避免檔案丟失、私用等；
6、檔案生命周期管理更便捷，可及時提醒到期的檔案，釋放檔案存儲空間；
7、具有高擴展性，可實現與其它業務系統對接，可實現多級部門信息共享。
作為新一代物料跟蹤與信息識別的RFID技術的快速發展為檔案管理實現信息化與自動化帶來了更多可能性，具有其他技術方式無可比擬的優勢，助力建設新型檔案管理模式，提高服務水平和提升綜合實力。
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